Nuxeo 5<br/>Guide utilisateur<br/><br/>Dernière modification Code projet ID du document Copyright<br/><br/>27/11/2006 NXP NXP_UserGuide_FR Copyright © 2007 Nuxeo. Tous Droits Réservés.<br/><br/><br/>Suivi de version<br/>Version 1.0 1.1 1.2 Date 27/11/06 14/02/07 12/03/07 Intervenant(s) · Solen Guitter · Solen Guitter · Solen Guitter Commentaires Création du guide utilisateur Modifications Modifications pour publication<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Sommaire<br/>1 Introduction.................................................................................................................................................................................................... 5 2 Premiers contacts avec Nuxeo 5.............................................................................................................................................................6 2.1 Se connecter à Nuxeo 5.....................................................................................................................................................................6 2.1.1 S'identifier......................................................................................................................................................................................6 2.1.2 Se déconnecter............................................................................................................................................................................6 2.2 Se déplacer dans Nuxeo 5................................................................................................................................................................. 7 2.2.1 L'arbre de navigation.................................................................................................................................................................7 2.2.2 Le chemin de navigation..........................................................................................................................................................7 2.2.3 Les onglets.....................................................................................................................................................................................8 3 Les domaines, espaces de travail et rubriques..................................................................................................................................9 3.1 Les espaces.............................................................................................................................................................................................9 3.1.1 Les domaines................................................................................................................................................................................9 3.1.2 Espaces de travail......................................................................................................................................................................10 3.1.3 Rubriques.....................................................................................................................................................................................10 3.2 Gérer les espaces...............................................................................................................................................................................10 3.2.1 Créer un espace.........................................................................................................................................................................10 3.2.2 Modifier un espace...................................................................................................................................................................11 3.2.3 Modifier les méta-données d'un espace..........................................................................................................................12 3.2.4 Supprimer un espace..............................................................................................................................................................13 4 Les droits d'accès........................................................................................................................................................................................ 5 1 4.1 Les différents droits d'accès..........................................................................................................................................................15 4.1.1 Lecture..........................................................................................................................................................................................15 4.1.2 Écriture..........................................................................................................................................................................................15 4.1.3 Administration...........................................................................................................................................................................15 4.2 Gérer les droits d'accès....................................................................................................................................................................16 4.2.1 Accorder des droits d'accès..................................................................................................................................................16 4.2.2 Refuser des droits d'accès......................................................................................................................................................16 4.3 Retirer un utilisateur des utilisateurs ayant des droits locaux..........................................................................................17 5 Gérer les documents.................................................................................................................................................................................19 5.1 Créer un document........................................................................................................................................................................... 9 1 5.1.1 Créer une note...........................................................................................................................................................................20 5.1.2 Créer un fichier........................................................................................................................................................................... 1 2 5.1.3 Créer un dossier.........................................................................................................................................................................23 5.2 Consulter un document..................................................................................................................................................................24 5.3 Modifier un document..................................................................................................................................................................... 5 2 5.4 Modifier les méta-données du document...............................................................................................................................26 5.5 Copier un document........................................................................................................................................................................28 5.6 Gérer vos presse-papier et vos lots de documents..............................................................................................................29 5.6.1 Gérer le presse-papier.............................................................................................................................................................30 5.6.2 Gérer le lot de documents.....................................................................................................................................................30 5.6.2.1 Ajouter des documents dans le lot de documents.............................................................................................30 5.6.2.2 Coller des documents du lot de documents..........................................................................................................31 5.6.2.3 Exporter le lot de documents......................................................................................................................................31 5.7 Consulter l'historique d'un document.......................................................................................................................................31 5.8 Supprimer un document................................................................................................................................................................32 6 Gérer les relations des documents......................................................................................................................................................33 6.1 Créer une relation.............................................................................................................................................................................. 3 3 6.2 Consulter les relations d'un document.....................................................................................................................................34 6.3 Supprimer une relation...................................................................................................................................................................35 7 Gérer les revues..........................................................................................................................................................................................36 7.1 Consulter son tableau de bord.....................................................................................................................................................36 7.2 Gérer une revue en série................................................................................................................................................................. 7 3 7.2.1 Démarrer une revue en série................................................................................................................................................37 7.2.2 Gérer les intervenants d'une revue en série...................................................................................................................39 Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 3/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur 7.2.2.1 Ajouter un intervenant................................................................................................................................................... 9 3 7.2.2.2 Supprimer des intervenants........................................................................................................................................39 7.2.3 Acquitter un document..........................................................................................................................................................40 7.2.4 Rejeter un document...............................................................................................................................................................40 7.2.5 Terminer une revue en série.................................................................................................................................................41 7.3 Gérer une revue parallèle...............................................................................................................................................................41 7.3.1 Démarrer une revue en parallèle........................................................................................................................................41 7.3.2 Gérer les intervenants d'une revue en parallèle...........................................................................................................43 7.3.2.1 Ajouter un intervenant................................................................................................................................................... 3 4 7.3.2.2 Supprimer un intervenant............................................................................................................................................43 7.3.3 Acquitter un document..........................................................................................................................................................44 7.3.4 Rejeter un document...............................................................................................................................................................44 7.3.5 Terminer une revue en parallèle.........................................................................................................................................44 7.4 Gérer une revue d'approbation...................................................................................................................................................45 7.4.1 Démarrer une revue d'approbation...................................................................................................................................45 7.4.2 Gérer les intervenants d'une revue d'approbation......................................................................................................46 7.4.2.1 Ajouter un intervenant................................................................................................................................................... 6 4 7.4.2.2 Supprimer des intervenants........................................................................................................................................47 7.4.3 Acquitter un document..........................................................................................................................................................47 7.4.4 Rejeter un document...............................................................................................................................................................48 7.4.5 Terminer une revue d'approbation....................................................................................................................................48 7.5 Abandonner une revue...................................................................................................................................................................48 8 Services intégrés à Nuxeo 5...................................................................................................................................................................50 8.1 Recherche............................................................................................................................................................................................. 0 5 8.2 Les annuaires....................................................................................................................................................................................... 0 5 8.2.1 Trouver un utilisateur..............................................................................................................................................................51 8.2.2 Trouver un groupe.................................................................................................................................................................... 2 5 9 Contact commercial..................................................................................................................................................................................53 10 Licence......................................................................................................................................................................................................... 4 5<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 4/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>1 Introduction<br/>Nuxeo 5 est la nouvelle plate-forme d'ECM (Enterprise Content Management) de Nuxeo, développée en Java. Nuxeo 5 reprend les principes de gestion de contenu mis en place par CPS, la précédente plate-forme d'ECM de Nuxeo, développée au dessus du serveur d'application Zope. On retrouve par exemple la création de contenu, l'historique des documents et la gestion des versions des documents. Mais Nuxeo 5 intègre également de nouvelles fonctionnalités, comme par exemple :<br/>·<br/><br/>l'organisation par domaine, qui permet de créer un tri au-dessus des espaces de travail et de publication ; les relations existant entre les documents ; les tâches associées aux workflows auxquels les documents sont soumis.<br/><br/>· ·<br/><br/>Les documents sont créés dans des espaces de travail, dans lesquels le travail collaboratif permet aux utilisateurs de faire évoluer le contenu créé. Une fois prêt, ce contenu est publié dans des espaces de publications (rubriques). Espaces de travail et de publication sont regroupés par domaines. L'accès aux documents et les actions disponibles sont déterminés par les droits d'accès. Certains utilisateurs vont ainsi pouvoir modifier les documents et les soumettre à publication dans une rubrique, alors que d'autres ne pourront que lire le contenu d'un espace de travail. Des workflows de gestion documentaire, appelés revues, permettent de valider l'évolution des documents selon un cycle de vie défini. A ces revues sont associées des tâches, qui apparaissent sur le tableau de bord de chaque intervenant de la revue. Toutes les actions sont effectuées de façon transparente pour l'utilisateur. Il peut par exemple voir dans son presse-papier les documents qu'il a copiés. Ceux qu'il a réservés sont placés dans son lot de document. Ce guide présente l'utilisation des différentes fonctionnalités de Nuxeo 5 et vous accompagne dans sa prise en main.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 5/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>2 Premiers contacts avec Nuxeo 5<br/>Nuxeo 5 est une plate-forme de gestion de contenu destinée à créer et diffuser des documents. L'accès à l'application est sécurisé par mot de passe et la navigation s'effectue via différents menus et onglets.<br/><br/>2.1 Se connecter à Nuxeo 5<br/>Nuxeo 5 n'est accessible qu'aux utilisateurs identifiés, c'est-à-dire qui sont inscrits sur l'application et disposent d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.<br/><br/>2.1.1 S'identifier<br/>Pour accéder à l'application, vous devez vous identifier. L'identification s'effectue avec un nom d'utilisateur et un mot de passe associé. Lorsque vous tapez l'adresse de votre application Nuxeo 5 dans votre navigateur, vous arrivez directement sur la page d'identification. 1. Tapez votre Nom d'utilisateur dans le champ « User Name » et votre Mot de passe dans le champ « Password ».<br/><br/>2. Cliquez sur le bouton « Log in ».<br/>·<br/><br/>L'authentification réussie. Vous arrivez sur la page « Domaines du serveur default ».<br/><br/>·<br/><br/>L'authentification échoue. Un message d'erreur s'affiche. Réessayez alors de vous identifier en répétant les étapes 1 et 2. Si l'authentification échoue à nouveau, contactez l'administrateur du site.<br/><br/>2.1.2 Se déconnecter<br/>Une fois que vous avez terminé de travailler sur Nuxeo 5, vous devez vous déconnecter de l'application avant de fermer votre fenêtre de navigateur.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 6/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Pour vous déconnecter de Nuxeo 5, cliquez sur le lien « Me déconnecter » situé dans le coin supérieur droit de la page. Vous êtes immédiatement déconnecté et devez vous identifier pour travailler à nouveau dans Nuxeo 5.<br/><br/>2.2 Se déplacer dans Nuxeo 5<br/>La navigation d'un espace à un autre peut s'effectuer par deux moyens :<br/>· ·<br/><br/>l'arbre de navigation, le chemin de navigation.<br/><br/>Dans un document, utilisez les onglets pour vous déplacer et accéder aux différentes fonctions.<br/><br/>2.2.1 L'arbre de navigation<br/>L'arbre de navigation affiche les différents espaces disponibles (voir le chapitre 3 Les domaines, espaces de travail et rubriques, p. 9). Il se situe dans la partie gauche de l'écran et permet de passer, par exemple, d'un espace de travail à un autre, sans avoir à remonter à la racine du domaine. Il affiche les espaces de travail et de publication d'un même domaine, ainsi que les dossiers. En revanche, les documents ne s'affichent pas dans l'arbre de navigation.<br/><br/>2.2.2 Le chemin de navigation<br/>Le chemin de navigation est la suite de liens qui s'affiche au-dessus du nom de l'espace ou du document consulté. Il affiche le chemin parcouru entre la racine du domaine et l'espace ou le document ouvert. Vous pouvez ainsi l'utiliser pour remonter le chemin parcouru depuis la racine du domaine.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 7/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>2.2.3 Les onglets<br/>Chaque espace et document dispose de plusieurs onglets, qui donnent accès aux différentes actions disponibles pour ce document ou cet espace. Seuls les onglets correspondant aux droits d'accès de l'utilisateur sont affichés (voir le chapitre 4 Les droits d'accès, p. 15).<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 8/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3 Les domaines, espaces de travail et rubriques<br/>Nuxeo 5 est organisé en domaines, qui contiennent des espaces de travail et des espaces de publication. C'est dans ces espaces de travail et de publication que les documents sont créés et diffusés.<br/><br/>3.1 Les espaces<br/>On distingue trois types d'espaces : les domaines, les espaces de travail et les rubriques.<br/><br/>3.1.1 Les domaines<br/>Un domaine est un espace thématique créé par l'administrateur du site à la racine de celui-ci. Les domaines contiennent les espaces de travail et les rubriques. L'utilisation de domaines permet d'obtenir une organisation plus fine des documents. Lorsque vous vous identifiez sur le portail, vous êtes dirigé sur une page listant les domaines du portail.<br/><br/>Seul l'administrateur du site peut créer de nouveaux domaines. Une fois ces domaines créés, il peut attribuer des droits d'accès pour les différents domaines. Ces droits d'accès déterminent les actions disponibles pour les différents utilisateurs dans le domaine (voir le chapitre 4 Les droits d'accès, p. 15). Lors de la création du domaine, deux espaces-racines sont automatiquement créés par le système :<br/>· ·<br/><br/>un espace de travail appelé Workspace, une rubrique appelée Section.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 9/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>C'est dans ces espaces-racines que vous devez créer vos espaces de travail et vos rubriques (voir la section 3.2.1 Créer un espace, p. 10).<br/><br/>3.1.2 Espaces de travail<br/>Les espaces de travail sont dédiés à la création et à la modification des documents. Le contenu d'un espace de travail est destiné à être partagé et à évoluer grâce à la participation des membres de l'espace de travail. Lorsqu'un document est validé, c'est-à-dire qu'il est prêt à être diffusé, vous devez le publier dans une rubrique. Les espaces de travail ne peuvent être créés que dans l'espace-racine Workspace. Vous pouvez y créer autant d'espaces et de sous-espaces de travail que vous le souhaitez.<br/><br/>3.1.3 Rubriques<br/>Les rubriques sont des espaces de publication dédiés à la diffusion des documents créés dans les espaces de travail. Les documents disponibles dans une rubrique peuvent être consultés mais il n'est pas possible de les créer ou de les modifier dans la rubrique directement. Les rubriques ne peuvent être créées que dans l'espace-racine Section. Vous pouvez y créer autant de rubriques et de sous-rubriques que vous le souhaitez.<br/><br/>3.2 Gérer les espaces<br/>La gestion des espaces, qu'il s'agisse de la création, de la modification ou de la suppression, s'effectue de la même façon pour les domaines, les espaces de travail et les rubriques.<br/><br/>3.2.1 Créer un espace<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'écriture ou d'administration sur le domaine Les espaces de travail sont créés dans Workspace et les rubriques dans Section. Il est également possible de créer des sous-espace de travail et des sous-rubriques respectivement dans un espace de travail ou une rubrique. Seul l'administrateur du portail peut créer des domaines. Pour créer un espace de travail ou une rubrique : 1. Dans Workspace ou Section, cliquez sur le bouton « Créer un Espace de travail » ou « Créer une section ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 10/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>2. Remplissez le formulaire de création.<br/>Champs Description<br/><br/>Titre Description Contenu<br/><br/>Tapez le titre de l'espace. Tapez un texte expliquant le sujet de l'espace. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour choisir le fichier à utiliser à la place du logo du portail. La taille optimale du logo est de 194 x 99 pixels.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Créer ». L'onglet « Contenu » de l'espace que vous venez de créer s'affiche.<br/><br/>3.2.2 Modifier un espace<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'écriture ou d'administration sur le domaine La modification d'un domaine, d'un espace de travail ou d'une rubrique consiste à modifier ses propriétés. Pour modifier un espace : 1. Cliquez sur l'onglet « Modifier » de l'espace. 2. Tapez vos modifications dans le formulaire de modification qui s'affiche.<br/>Champs Description<br/><br/>Titre Description Contenu<br/><br/>Modifiez le titre de l'espace. Modifiez le texte expliquant le sujet de l'espace. Ce champ ne s'affiche que pour les espaces de travail et les rubriques. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour choisir le fichier à utiliser pour changer le logo de l'espace.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 11/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». L'onglet « Contenu » de l'espace s'affiche avec les modifications que vous venez d'effectuer.<br/><br/>3.2.3 Modifier les méta-données d'un espace<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'écriture ou d'administration sur le domaine Les méta-données d'un espace sont des informations décrivant l'espace afin de mieux le qualifier et l'indexer. Certaines méta-données sont remplies automatiquement par le système, mais c'est à vous de remplir la plupart d'entre elles. Lorsque vous créez un espace , ses méta-données sont vides. Pour modifier les méta-données d'un espace : 1. Cliquez sur l'onglet « Méta-données » de l'espace. 2. Modifiez les méta-données de l'espace dans le formulaire de modification.<br/>Champs Description<br/><br/>Sujets<br/><br/>Thème sur lequel porte l'espace. Pour sélectionner plusieurs sujets, cliquez sur les intitulés des sujets en maintenant la touche Ctrl appuyée.<br/><br/>Droits<br/><br/>Informations sur les droits de reproduction de l'espace. Il s'agit le plus souvent des droits de propriété intellectuelle et du copyright. Références de la ressource dont les documents de l'espace sont dérivés (en totalité ou en partie). Informations sur la portée du contenu de l'espace. Il peut s'agir de la localisation, d'une période ou d'une juridiction (entité administrative par exemple). Date remplie automatiquement par le système lors de la création de l'espace. Date remplie automatiquement par le système lors de la modification de l'espace. Format des documents créés dans l'espace. Indiquez le format à privilégier s'il y en a un.<br/><br/>Source Couverture<br/><br/>Créé le Dernière modification Format<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 12/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Champs<br/><br/>Description<br/><br/>Langue Expire le<br/><br/>Langue de travail dans l'espace. Date à laquelle le contenu de l'espace doit être dépublié. Sélectionnez une date en cliquant sur le bouton ficher le calendrier. pour af-<br/><br/>Propriétaire Contributeurs<br/><br/>Nom du créateur de l'espace. Ce champ est rempli par le système. Noms des utilisateurs ayant modifié l'espace. Ce champ est rempli par le système.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». L'onglet « Contenu » de l'espace s'affiche.<br/><br/>3.2.4 Supprimer un espace<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'écriture ou d'administration sur le domaine La suppression d'un espace entraîne la suppression de son contenu. Cette action est définitive : il n'est pas possible de restaurer un espace. Seul l'administrateur du portail peut supprimer un domaine. Pour supprimer un espace : 1. Dans l'onglet « Contenu » de l'espace Workspace ou Section, cochez la case correspondant à l'espace de travail ou à la rubrique à supprimer. Des boutons s'affichent sous le contenu de l'espace. 2. Cliquez sur le bouton « Supprimer ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 13/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Dans le fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton « OK ». L'onglet « Contenu » de l'espace parent s'affiche.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 14/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>4 Les droits d'accès<br/>Les droits d'accès sont des permissions accordées aux utilisateurs dans les différents espaces de l'application. Ces droits d'accès déterminent les actions disponibles pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs. Les droits d'accès sont définis au niveau des domaines, des espaces de travail et des rubriques. Les droits déclarés dans un domaine ou un espace sont appliqués à tout son contenu, y compris les sous-espaces. Dans ce cas, on parle d'héritage des droits. L'héritage des droits évite de définir les droits d'accès dans chaque espace existant dans l'application.<br/><br/>4.1 Les différents droits d'accès<br/>On distingue trois types de droits d'accès :<br/>· · ·<br/><br/>les droits de lecture, les droits d'écriture, les droits d'administration.<br/><br/>4.1.1 Lecture<br/>Un utilisateur ayant des droits de lecture sur un espace peut lire les documents créés dans l'espace. Il peut également consulter les méta-données et l'historique du contenu de cet espace.<br/><br/>4.1.2 Écriture<br/>Les droits d'écriture permettent aux utilisateurs de consulter et modifier et créer du contenu de l'espace. Par exemple, un utilisateur ayant des droits d'écriture sur un espace de travail peut créer des relations sur un document ou initier une revue.<br/><br/>4.1.3 Administration<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'administration sur un espace peuvent consulter, créer, et modifier du contenu dans l'espace. Ils peuvent modifier les droits d'accès à l'espace.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 15/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>4.2 Gérer les droits d'accès<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'administration Vous pouvez accorder ou refuser des droits d'accès aux utilisateurs de l'application.<br/><br/>4.2.1 Accorder des droits d'accès<br/>Pour accorder des droits d'accès : 1. Cliquez sur l'onglet « Droits d'accès » de l'espace. 2. Dans la partie « Droits locaux », sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs et les droits que vous souhaitez lui accorder.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». L'onglet « Contenu » de l'espace s'affiche. Si vous cliquez sur l'onglet « Droits d'accès » de l'espace, l'utilisateur et ses droits sont affichés dans la partie « Droits locaux » de la page.<br/><br/>4.2.2 Refuser des droits d'accès<br/>Si un utilisateur a hérité de droits d'accès que vous ne souhaitez pas le voir conserver dans l'espace courant, vous pouvez lui retirer ces droits. Pour refuser des droits d'accès : 1. Cliquez sur l'onglet « Droits d'accès » de l'espace.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 16/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>2. Dans la partie « Droits locaux », sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs et les droits que vous souhaitez lui retirer.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». L'onglet « Contenu » de l'espace s'affiche. Si vous cliquez sur l'onglet « Droits d'accès » de l'espace, l'utilisateur et les droits que vos venez de lui refuser sont affichés dans la partie « Droits locaux » de la page.<br/><br/>4.3 Retirer un utilisateur des utilisateurs ayant des droits locaux<br/>Si vous souhaitez refuser des droits d'accès à un utilisateur dans l'espace dans lequel ces droits lui ont été accordés, vous pouvez le supprimer de la liste des utilisateurs disposant des droits locaux. Pour retirer un utilisateur de la liste des utilisateurs disposant de droits locaux : 1. Cliquez sur l'onglet « Droits d'accès » de l'espace. 2. Dans la partie « Droits locaux », cochez la case correspondant à l'utilisateur à retirer de la liste. Le bouton grisé « Supprimer » affiché sous les droits locaux devient actif.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 17/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». L'onglet « Contenu » de l'espace s'affiche. Si vous cliquez sur l'onglet « Droits d'accès » de l'espace, l'utilisateur n'apparaît plus dans la liste des droits locaux.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 18/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>5 Gérer les documents<br/>Nuxeo 5 est une plate-forme de gestion de contenu qui vous permet de créer, modifier et partager des documents. Les documents disponibles sur Nuxeo 5 sont :<br/>· · ·<br/><br/>la note : texte saisi dans un éditeur RTF intégré à Nuxeo 5 ; le fichier : fichier attaché ; le dossier : répertoire regroupant plusieurs documents.<br/><br/>L'évolution des documents au fur et à mesure des modifications apportées par les contributeurs constitue le cycle de vie du document. Ce cycle de vie est ponctué par les états suivants :<br/>· · · ·<br/><br/>travail : le document est en cours d'élaboration et de modification ; revue : le document est en cours de revue ; validé : tous les intervenants de la revue ont validé le document ; obsolète : le document n'est plus d'actualité et a, par exemple, été remplacé par une nouvelle version.<br/><br/>Le passage d'un état dans le cycle de vie à un autre s'effectue en soumettant le document à une revue, c'est-à-dire une chaîne de validation (voir le chapitre 7 Gérer les revues, p. 36).<br/><br/>5.1 Créer un document<br/>Les utilisateurs disposant des droits d'écriture ou d'administration sur l'espace de travail Il existe deux façons de créer un document :<br/>·<br/><br/>en utilisant les boutons de l'onglet « Contenu » de l'espace,<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 19/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur ·<br/><br/>en déposant un fichier enregistré sur votre ordinateur directement dans l'espace, grâce au glisser-déposer. Le document est alors automatiquement créé dans l'espace et prend comme titre le nom du fichier d'origine.<br/><br/>Pour créer des fichiers en utilisant le glisser-déposer, vous devez installer l'extension correspondant à votre navigateur. Cette extension est disponible sur la page d'identification.<br/><br/>5.1.1 Créer une note<br/>La note est un texte, affiché dans l'onglet « Résumé » du document. Elle est habituellement créée en utilisant l'éditeur RTF qui est affiché dans le formulaire de création de la note. L'éditeur permet de modifier la mise en forme du texte de la note. Pour créer une note : 1. Dans l'onglet « Contenu »de l'espace de travail, cliquez sur le bouton « Nouveau document ». 2. Sur la page « Types de document disponibles », cliquez sur « Note ».<br/><br/>3. Remplissez le formulaire de création de la note.<br/>Champs Description<br/><br/>Titre Description<br/><br/>Tapez le nom de la note. Tapez un texte expliquant le sujet de la note.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 20/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Champs<br/><br/>Description<br/><br/>Content<br/><br/>Tapez le texte de la note dans l'éditeur affiché.<br/><br/>4. Cliquez sur le bouton « Créer ». L'onglet « Résumé » de la note s'affiche.<br/><br/>Vous pouvez également créer une note à partir d'une fichier .txt, en le faisant glisser et en le déposant dans l'onglet « Contenu » de l'espace de travail.<br/><br/>5.1.2 Créer un fichier<br/>Le document Fichier est composé d'un fichier attaché que vous chargez dans l'application. Vous pouvez créer un fichier :<br/>· ·<br/><br/>en utilisant le bouton « Nouveau document », en utilisant le bouton « Nouveau fichier ».<br/><br/>Pour créer un fichier en utilisant le bouton « Nouveau document » : 1. Dans l'onglet Résumé de l'espace de travail, cliquez sur le bouton « Nouveau document ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 21/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>2. Sur la page « Types de document disponibles », cliquez sur « Fichier ».<br/><br/>3. Remplissez le formulaire de création du fichier.<br/>Champs Description<br/><br/>Titre Description Contenu<br/><br/>Tapez le nom du fichier. Tapez un texte expliquant le sujet du fichier. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour sélectionner le bouton à charger dans l'application.<br/><br/>4. Cliquez sur le bouton « Créer ». L'onglet « Contenu » du fichier s'affiche.<br/><br/>Pour créer un fichier en utilisant le bouton « Nouveau Fichier » : 1. Dans l'onglet « Résumé » de l'espace de travail, cliquez sur le bouton « Nouveau fichier ». 2. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour indiquez l'emplacement du fichier à charger dans l'application.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 22/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Créer ». Le fichier s'affiche. Il prend automatiquement comme titre le nom du fichier attaché. Le champ « Description » du fichier n'est pas rempli. Vous devez modifier le fichier pour remplir ce champ (voir la section 5.3 Modifier un document, p. 25).<br/><br/>Vous pouvez également créer un fichier en le glissant et le déposant dans l'onglet « Contenu » de l'espace de travail.<br/><br/>5.1.3 Créer un dossier<br/>Un dossier est un répertoire dans lequel on peut regrouper plusieurs documents, soit en les créant directement dans le dossier, soit en les y collant. Contrairement à l'espace de travail, dans lequel vous pouvez créer des sous-espace et des documents, dans un dossier vous ne pouvez créer que des documents. Pour créer un dossier : 1. Dans l'onglet Résumé de l'espace de travail, cliquez sur le bouton « Nouveau document ». 2. Sur la page « Types de document disponibles », cliquez sur « Dossier ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 23/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Remplissez le formulaire de création du dossier.<br/>Champs Description<br/><br/>Titre Description<br/><br/>Tapez le titre du dossier. Tapez un texte expliquant le sujet du dossier.<br/><br/>4. Cliquez sur le bouton « Créer ». L'onglet « Contenu » du dossier s'affiche.<br/><br/>Vous pouvez également créer un dossier en utilisant le glisser-déposer. Le dossier et les fichiers qu'il contient sont alors chargés dans l'application.<br/><br/>5.2 Consulter un document<br/>Les utilisateurs disposant des droits de lecture, d'écriture et d'administration sur l'espace de travail Les documents sont accessibles directement depuis les espaces de travail, les rubriques et depuis le tableau de bord. Pour consulter un document, cliquez sur son titre. L'onglet « Résumé » du document s'affiche.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 24/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>5.3 Modifier un document<br/>Les utilisateurs disposant des droits d'écriture et d'administration sur l'espace de travail Modifier un document consiste à modifier sa description, changer le fichier attaché d'un fichier ou le texte d'une note. Lorsque vous modifiez un document, vous devez indiquez comment le numéro de version doit être mis à jour. En effet, chaque document possède un numéro de version, qui permet de renseigner l'utilisateur sur l'évolution du document. Ce numéro de version est de la forme VV.vv. Il se compose d'un numéro de version majeure (VV) et d'un numéro de version mineure (vv). Lorsque vous créez un document, son numéro de version est 01.00. Pour modifier un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Modifier » du document. 2. Dans le formulaire qui s'affiche, tapez vos modifications. Les champs affichés dans le formulaire de modification sont les mêmes que dans le formulaire de création du document (voir la section 5.1 Créer un document, p. 19). 3. Sur le formulaire de modification, indiquez si vous souhaitez que le document monte en version.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 25/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>4. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». L'onglet « Résumé » du document s'affiche.<br/><br/>5.4 Modifier les méta-données du document<br/>Les méta-données d'un document sont des informations décrivant le document afin de mieux le qualifier et l'indexer. Certaines méta-données sont remplies automatiquement par le système, mais c'est à vous de remplir la plupart d'entre elles. Lorsque vous créez un document, ses méta-données sont vides. La modification des méta-données ne donne pas lieu à une montée de la version du document. Pour remplir ou modifier les méta-données d'un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Méta-données » du document. 2. Remplissez le formulaire de modification des méta-données.<br/>Champs Description<br/><br/>Sujets<br/><br/>Thème sur lequel porte l'espace. Pour sélectionner plusieurs sujets, cliquez sur les intitulés des sujets en maintenant la touche Ctrl appuyée.<br/><br/>Droits<br/><br/>Informations sur les droits de reproduction de l'espace. Il s'agit le plus souvent des droits de propriété intellectuelle et du copyright. Références de la ressource dont les documents de l'espace sont dérivés (en totalité ou en partie). Informations sur la portée du contenu de l'espace. Il peut s'agir de la localisation, d'une période ou d'une juridiction (entité administrative par exemple).<br/><br/>Source Couverture<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 26/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Champs<br/><br/>Description<br/><br/>Créé le Dernière modification Format Langue Expire le<br/><br/>Date remplie automatiquement par le système lors de la création de l'espace. Date remplie automatiquement par le système lors de la modification de l'espace. Format des documents créés dans l'espace. Indiquez le format à privilégier s'il y en a un. Langue de travail dans l'espace. Date à laquelle le contenu de l'espace doit être dépublié. Sélectionnez une date en cliquant sur le bouton ficher le calendrier. pour af-<br/><br/>Propriétaire Contributeurs<br/><br/>Nom du créateur de l'espace. Ce champ est rempli par le système. Noms des utilisateurs ayant modifié l'espace. Ce champ est rempli par le système.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Les méta-données sont enregistrées et l'onglet « Résumé » du document s'affiche.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 27/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>5.5 Copier un document<br/>Les utilisateurs disposant des droits de lecture, d'écriture et d'administration sur l'espace de travail Vous pouvez copier un document si vous avez au moins des droits de lecture dans l'espace dans lequel se trouve le document. En revanche, vous devez avoir des droits d'écriture ou d'administration dans l'espace de destination pour pouvoir le coller. Lorsque vous copiez un document, celui-ci est placé dans votre presse-papier. Pour plus d'information sur le presse-papier, reportez-vous à la section 5.6 Gérer vos presse-papier et vos lots de documents, p. 29. Un document collé a le même état dans le cycle de vie que le document dont il est la copie. En revanche, il ne conserve pas le numéro de version et l'historique du document d'origine. Vous pouvez copier un document d'un domaine et le coller dans un autre. Pour copier un document : 1. Dans l'onglet « Contenu » de l'espace de travail du document, cochez la case située en face du nom du document. Des boutons s'affichent sous le contenu de l'espace. 2. Cliquez sur le bouton « Copier ». Le nom du document s'affiche dans le presse-papier et un bouton « Coller » s'affiche dans l'onglet « Contenu » de l'espace de travail.<br/><br/>3. Allez dans l'espace dans lequel vous souhaitez coller le document. Vous ne pouvez coller un document que dans un espace dans lequel vous disposez de droits d'écriture ou d'administration.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 28/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>4. Vous pouvez coller le document de deux façons :<br/>·<br/><br/>cliquez sur le bouton « Coller » situé dans l'espace de destination du document. Le document apparaît dans cet espace.<br/><br/>·<br/><br/>en utilisant l'action « Coller dans le dossier en cours » du presse-papier. Le contenu du presse-papier apparaît dans l'espace.<br/><br/>Le document n'est pas effacé du presse-papier lorsque vous le coller. Pour supprimer un document du presse-papier, reportez-vous à la section 5.6.1 Gérer le presse-papier, p. 30.<br/><br/>5.6 Gérer vos presse-papier et vos lots de documents<br/>L'utilisateur courant Le presse-papier et le lot de document sont deux fonctionnalités qui vous permettent de voir les documents que vous avez sélectionnés et mis de côté pour les coller dans un autre espace de travail. Le presse-papier est destiné à stocker le ou les document(s) copié(s) en une seule fois devant être collés dans un espace de travail. Si vous copiez un document avant d'avoir collé le contenu du presse-papier, ce contenu est remplacé par le dernier document copié. Le presse-papier peut contenir plusieurs documents, qui doivent avoir été copiés en même temps. Le lot de documents vous permet de mettre plusieurs documents de côté, afin de travailler dessus plus tard. Contrairement au presse-papier, le lot de document permet de rajouter des documents au lot en plusieurs fois.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 29/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>5.6.1 Gérer le presse-papier<br/>Pour ajouter un ou plusieurs documents dans le presse-papier, vous devez le ou les copier (voir la section 5.5 Copier un document, p. 28). Lorsque le contenu du presse-papier a été collé, vous pouvez le supprimer du pressepapier. Pour ce faire, cliquez sur le lien « Vider la sélection » dans le presse-papier.<br/><br/>5.6.2 Gérer le lot de documents<br/>Le lot de document est une liste de documents que vous mettez de côté. Une fois les documents ajoutés dans le lot de documents, vous pouvez :<br/>· ·<br/><br/>les coller dans un espace de travail ou dans un dossier, les exporter sur votre ordinateur dans un dossier zippé.<br/><br/>5.6.2.1 Ajouter des documents dans le lot de documents<br/>Pour ajouter des documents dans votre lot de documents : 1. Cochez la case correspondant au document. Des boutons s'affichent sous le contenu de l'espace. Vous pouvez sélectionnez plusieurs documents en même temps pour les ajouter à votre lot de document en une seule manipulation.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 30/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>2. Cliquez sur le bouton « Ajouter à mon lot de documents ». Le nom du document s'affiche dans le lot de documents situé dans la colonne de gauche de la page.<br/><br/>5.6.2.2 Coller des documents du lot de documents<br/>Pour coller les documents constituant votre lot de documents, cliquez sur le lien « Coller dans le dossier en cours » situé dans le lot de documents. Les documents sont alors collés dans l'espace de travail ou le dossier ouvert.<br/><br/>5.6.2.3 Exporter le lot de documents<br/>Vous pouvez exporter votre lot de documents dans un dossier zippé, afin de modifier les documents sur votre ordinateur. Pour exporter le lot de documents, cliquez sur le lien « Export zip » situé dans dans le lot de documents.<br/><br/>5.7 Consulter l'historique d'un document<br/>Les utilisateurs disposant des droits de lecture, d'écriture ou d'administration dans l'espace de travail Toutes les actions effectués par les utilisateurs sur un document sont enregistrées par le système dans l'historique du document, accompagnées d'informations telles que l'utilisateur, la date, le commentaire, etc. Pour consulter l'historique d'un document, cliquez sur son onglet « Historique ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 31/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>5.8 Supprimer un document<br/>Les utilisateurs disposant des droits d'administration sur l'espace de travail La suppression d'un document est irréversible. En effet, il n'est pas possible de restaurer un document supprimé. Pour supprimer un document : 1. Dans l'onglet « Contenu » de l'espace de travail, cochez la case située en face du nom du document. Des boutons s'affichent sous le contenu de l'espace. 2. Cliquez sur le bouton « Supprimer ». 3. Dans le fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur le bouton « OK » pour valider la suppression du document. Le document n'apparaît plus dans l'espace.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 32/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>6 Gérer les relations des documents<br/>Les utilisateurs disposant de droits de lecture, d'écriture ou d'administration sur l'espace de travail Les relations sont des informations qui mettent les différents documents de l'application en rapport avec d'autres documents de l'application ou avec des ressources extérieures. Les documents s'inscrivent ainsi dans un ensemble cohérent et structuré. Les relations disponibles sont :<br/>· · · ·<br/><br/>les relations de référencement (référence, est référencé par), les relations de base (est la base de, sert de base à), les relations de remplacement (remplace, est remplacé par), les relations de conformité (est conforme à, a pour conformité).<br/><br/>Vous pouvez créer des relations entre des documents appartenant à des espaces de travail ou des domaines différents.<br/><br/>6.1 Créer une relation<br/>Vous pouvez créer une relation depuis un document de l'application vers :<br/>· · ·<br/><br/>un autre document de l'application, un document externe à l'application, un texte.<br/><br/>Pour créer une relation : 1. Cliquez sur l'onglet « Relations » du document. 2. Remplissez le formulaire de création d'une relation.<br/>Champs Description<br/><br/>Prédicat Objet<br/><br/>Sélectionnez le type de relation. Texte : Tapez le texte auquel le document est lié. Uri (Uniform resource Identifier) de la ressource : Tapez la référence ou l'adresse de la ressource externe à l'application. Document : Cliquez sur le bouton « Recherche » afin de trouver le document de l'application vers lequel créer la relation.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 33/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». La relation s'affiche sous le formulaire en tant que relation sortante.<br/><br/>6.2 Consulter les relations d'un document<br/>On distingue deux types de relations : les relations sortantes, c'est-à-dire les relations créées à partir du document consulté, et les relations entrantes, qui sont les relations ayant pour cible le document consulté. Pour consulter les relations d'un document, cliquez sur l'onglet « Relations » du document. Les relations sortantes et entrantes du document s'affichent sous le formulaire de création d'une relation.<br/><br/>Les objets des relations sont affichés sous la forme de liens hypertextes. Pour consulter l'objet d'une relation, cliquez sur son nom.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 34/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>6.3 Supprimer une relation<br/>Tous les utilisateurs de l'application Vous ne pouvez supprimer que des relations sortantes. Pour supprimer une relation : 1. Cliquez sur l'onglet « Relations » du document. 2. Dans la colonne « Opération » du tableau des relations sortantes, cliquez sur le lien « Supprimer » correspondant à la relation à supprimer. La relations est effacée.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 35/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>7 Gérer les revues<br/>Tous les documents évoluent selon un cycle de vie déterminé. Ce cycle de vie est composé des états suivants : en projet, revue, valide, et obsolète. Le passage d'un état à un autre s'effectue par l'intermédiaire d'une revue. Une revue est un workflow, c'est-à-dire un processus qui permet de valider le document. Elle détermine une chaîne d'utilisateurs qui acquittent ou rejettent le document. Lorsque vous soumettez un document à une revue, vous indiquez aux participants à cette revue ce qu'ils doivent faire sur le document. Vous leur donnez une directive. Pour terminer une revue, tous les participants doivent avoir acquitté le document. Celui-ci passe alors dans l'état de le cycle de vie déterminé lors de la création de la revue. Il existe trois types de revue :<br/>· · ·<br/><br/>la revue d'approbation, la revue en série, la revue en parallèle.<br/><br/>Associé aux revues, Nuxeo 5 propose à chaque utilisateur un tableau de bord, qui liste les revues auxquelles l'utilisateur participe et les directives associées.<br/><br/>7.1 Consulter son tableau de bord<br/>L'utilisateur courant Le tableau de bord affiche les documents en cours de revue sur lesquels vous devez intervenir. Il affiche également la liste des documents que vous avez créés et les derniers documents modifiés sur l'application. Le tableau de bord est accessible depuis n'importe quelle page de l'application. Pour consulter votre tableau de bord, cliquez sur le lien « Tableau de bord » situé dans le coin supérieur droit de l'écran.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 36/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Une fois dans votre tableau de bord, cliquez sur le nom d'un document pour l'ouvrir.<br/><br/>7.2 Gérer une revue en série<br/>Une revue en série est une revue hiérarchisée qui ne modifie pas l'état dans le cycle de vie du document. Les participants à la revue interviennent sur le document les uns après les autres.<br/><br/>7.2.1 Démarrer une revue en série<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'écriture ou d'administration sur le document Lorsque vous démarrez une revue en série, vous devez définir plusieurs paramètres comme la gestion des modifications au cours de la revue. Pour démarrer une revue en série : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Remplissez le formulaire « Initier une revue »<br/>Champ Description<br/><br/>Type de revue<br/><br/>Sélectionnez « Revue en série ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 37/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Champ<br/><br/>Description<br/><br/>Gestion des versions Indiquez comment les versions du document doivent être gérées en cas de modification du document :<br/>·<br/><br/>pas d'incrémentation : le numéro de version du document ne changera pas, incrémentation automatique : le système augmente ou non le numéro de version du document en cas de modification, Au cas par cas : lorsque vous modifiez le document, vous indiquez si le numéro de version doit être mis à jour ou non.<br/><br/>·<br/><br/>·<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Démarrer » La revue est lancée. Vous êtes automatiquement déclaré comme premier intervenant de la revue. Vous devez déclarer les autres intervenants (voir la section 7.2.2 Gérer les intervenants d'une revue en série, p. 39).<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 38/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>7.2.2 Gérer les intervenants d'une revue en série<br/>L'initiateur de la revue et l'intervenant courant<br/><br/>7.2.2.1 Ajouter un intervenant<br/>La liste des intervenants d'une revue constitue la feuille de route de la revue. Les intervenants d'une revue en série peuvent ajouter d'autres utilisateurs sur la feuille de route lorsqu'ils sont au niveau courant de la revue. Ils ne peuvent ajouter ces nouveaux intervenants qu'à la fin de la feuille de route. Pour ajouter un intervenant : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. La revue s'affiche avec un formulaire destiné à ajouter des intervenants. 2. Remplissez le formulaire « Choisissez un intervenant ».<br/>Champ Description<br/><br/>Nom d'utilisateur Directive Échéance Commentaire<br/><br/>Sélectionnez un utilisateur dans la liste affichée. Sélectionnez une directive dans la liste. Cliquez sur le bouton pour choisir la date à laquelle l'intervenant doit avoir validé ou rejeté le document. Tapez un commentaire expliquant à l'intervenant ce que vous attendez de lui.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Ajouter » Le nouvel intervenant est affiché à la fin de la feuille de route de la revue. Le document s'affiche maintenant dans son tableau de bord.<br/><br/>7.2.2.2 Supprimer des intervenants<br/>Vous ne pouvez pas supprimer des intervenants sur une revue en série. Si vous ne souhaitez pas qu'un utilisateur soit intervenant de la revue, vous devez abandonner la revue (voir la section 7.5 Abandonner une revue, p. 48) et en redémarrer une nouvelle.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 39/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>7.2.3 Acquitter un document<br/>L'intervenant courant Lorsque vous consultez votre tableau de bord, vous voyez les document sur lesquels vous devez intervenir. Les documents y sont affichés dès que vous êtes déclaré comme intervenant de la revue, même si vous n'êtes pas au niveau courant de la revue. Acquitter un document signifie le valider. Pour acquitter un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Feuille de route » de la page, tapez un commentaire. 3. Cliquez sur le lien « Acquitter » situé sur la feuille route. Ce lien n'est affiché que si vous êtes au niveau courant de la revue. Une icône verte indique que vous avez validé le document. L'intervenant suivant devient l'intervenant courant.<br/><br/>7.2.4 Rejeter un document<br/>L'intervenant courant Pour rejeter un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Feuille de route » de la page, tapez un commentaire.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 40/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Cliquez sur le lien « Rejeter » situé sur la feuille route. Ce lien n'est affiché que si vous êtes au niveau courant de la revue. Une icône rouge indique que vous avez rejeté le document. L'intervenant précédent redevient l'intervenant courant de la revue. Il doit modifier le document et l'acquitter à nouveau pour que vous puissiez l'acquitter à votre tour.<br/><br/>7.2.5 Terminer une revue en série<br/>La revue en série prend fin automatiquement lorsque le dernier intervenant de la revue acquitte le document.<br/><br/>7.3 Gérer une revue parallèle<br/>Une revue en parallèle est une revue non hiérarchisée qui ne permet pas de changer l'état dans le cycle de vue du document. Les intervenants de la revue peuvent acquitter ou rejeter le document dès qu'ils le souhaitent, sans ordre défini.<br/><br/>7.3.1 Démarrer une revue en parallèle<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'écriture ou d'administration dans l'espace de travail Lorsque vous démarrez une revue en parallèle, vous devez définir plusieurs paramètres comme la gestion des modifications au cours de la revue. Pour démarrer une revue en parallèle : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Remplissez le formulaire « Initier une revue »<br/>Champ Description<br/><br/>Type de revue<br/><br/>Sélectionnez « Revue en parallèle ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 41/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Champ<br/><br/>Description<br/><br/>Gestion des versions Indiquez comment les versions du document doivent être gérées en cas de modification du document :<br/>·<br/><br/>pas d'incrémentation : le numéro de version du document ne changera pas, incrémentation automatique : le système augmente ou non le numéro de version du document en cas de modification, Au cas par cas : lorsque vous modifiez le document, vous indiquez si le numéro de version doit être mis à jour ou non.<br/><br/>·<br/><br/>·<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Démarrer » La revue est lancée. Il n'y aucun intervenant sur la revue. Vous devez déclarer les intervenants de la revue (voir la section 7.3.2 Gérer les intervenants d'une revue en parallèle, p. 43). Vous n'êtes automatiquement inséré sur la liste des intervenants de la revue. Si vous souhaitez participer à la revue, vous devez vous déclarer comme intervenant.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 42/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>7.3.2 Gérer les intervenants d'une revue en parallèle<br/>Lorsque vous démarrez une revue en parallèle, aucun intervenant n'est déclaré sur la revue.<br/><br/>7.3.2.1 Ajouter un intervenant<br/>L'initiateur de la revue et les intervenants de la revue Les intervenants de la revue peuvent rajouter de nouveaux intervenants aussitôt la revue démarrée. Pour ajouter un intervenant : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. La revue s'affiche avec un formulaire destiné à ajouter des intervenants. 2. Remplissez le formulaire « Choisissez un intervenant ».<br/>Champ Description<br/><br/>Nom d'utilisateur Directive Échéance Commentaire<br/><br/>Sélectionnez un utilisateur dans la liste affichée. Sélectionnez une directive dans la liste. Cliquez sur le bouton pour choisir la date à laquelle l'intervenant doit avoir validé ou rejeté le document. Tapez un commentaire expliquant à l'intervenant ce que vous attendez de lui.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Ajouter » Le nouvel intervenant est affiché sur la feuille de route de la revue. Le document s'affiche maintenant dans son tableau de bord.<br/><br/>7.3.2.2 Supprimer un intervenant<br/>L'initiateur de la revue Vous pouvez supprimer des intervenants à tout moment de la revue. Pour supprimer un intervenant : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Vos tâches » de la page, tapez un commentaire dans le champ « Commentaire ».<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 43/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Dans le tableau, cliquez sur le lien « Supprimer » correspondant à l'intervenant que vous souhaitez supprimer de le feuille de route. L'intervenant est supprimé de la feuille de route de la revue. Il ne peut plus participer à la revue.<br/><br/>7.3.3 Acquitter un document<br/>Tout intervenant Pour acquitter un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Feuille de route » de la page, tapez un commentaire. 3. Cliquez sur le lien « Acquitter » situé sur la feuille route. Une icône verte en face de votre nom indique que vous avez validé le document.<br/><br/>7.3.4 Rejeter un document<br/>Tous les intervenants de la revue Pour rejeter un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Feuille de route » de la page, tapez un commentaire. 3. Cliquez sur le lien « Rejeter » situé sur la feuille route. Une icône rouge indique que vous avez rejeté le document. Vous devez maintenant modifier le document ou le faire modifier de manière à pouvoir le valider.<br/><br/>7.3.5 Terminer une revue en parallèle<br/>La revue en parallèle prend fin automatiquement lorsque tous les intervenants ont validé le document.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 44/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>7.4 Gérer une revue d'approbation<br/>La revue d'approbation est une revue hiérarchisée qui permet de faire passer le document d'un état à un autre. Les intervenants de la revue doivent valider ou rejeter le document les uns après les autres.<br/><br/>7.4.1 Démarrer une revue d'approbation<br/>Les utilisateurs disposant de droits d'écriture ou d'administration sur l'espace de travail Lorsque vous démarrez une revue d'approbation, vous devez définir plusieurs paramètres comme la gestion des modifications au cours de la revue. Pour démarrer une revue d'approbation : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Remplissez le formulaire « Initier une revue »<br/>Champ Description<br/><br/>Type de revue État de sortie souhaité<br/><br/>Sélectionnez « Revue d'approbation ». Un champ « État de sortie souhaité » s'affiche. Sélectionnez quel doit être l'état dans le cycle de vie du document à la fin de la revue.<br/><br/>Gestion des versions Indiquez comment les versions du document doivent être gérées en cas de modification du document :<br/>·<br/><br/>pas d'incrémentation : le numéro de version du document ne changera pas, incrémentation automatique : le système augmente ou non le numéro de version du document en cas de modification, Au cas par cas : lorsque vous modifiez le document, vous indiquez si le numéro de version doit être mis à jour ou non.<br/><br/>·<br/><br/>·<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 45/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Démarrer » La revue est lancée. Vous êtes automatiquement déclaré comme premier intervenant de la revue. Vous devez déclarer les autres intervenants (voir la section 7.4.2 Gérer les intervenants d'une revue d'approbation, p. 46).<br/><br/>7.4.2 Gérer les intervenants d'une revue d'approbation<br/>L'initiateur de la revue et l'intervenant au niveau courant<br/><br/>7.4.2.1 Ajouter un intervenant<br/>Les intervenants d'une revue d'approbation peuvent ajouter d'autres utilisateurs sur la liste des intervenants lorsqu'ils sont au niveau courant de la revue. Ils ne peuvent ajouter ces nouveaux intervenants qu'à la fin de la feuille de route. Pour ajouter un intervenant : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. La revue s'affiche avec un formulaire destiné à ajouter des intervenants. 2. Remplissez le formulaire « Choisissez un intervenant ».<br/>Champ Description<br/><br/>Nom d'utilisateur Directive Échéance<br/><br/>Sélectionnez un utilisateur dans la liste affichée. Sélectionnez une directive dans la liste. Cliquez sur le bouton pour choisir la date à laquelle l'intervenant doit avoir validé ou rejeté le document.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 46/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>Champ<br/><br/>Description<br/><br/>Commentaire<br/><br/>Tapez un commentaire expliquant à l'intervenant ce que vous attendez de lui.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Ajouter » Le nouvel intervenant est affiché à la fin de la feuille de route de la revue. Le document s'affiche maintenant dans son tableau de bord.<br/><br/>7.4.2.2 Supprimer des intervenants<br/>Vous ne pouvez pas supprimer des intervenants sur une revue d'approbation. Si vous ne souhaitez pas qu'un utilisateur soit intervenant de la revue, vous devez abandonner la revue (voir la section 7.5 Abandonner une revue, p. 48) et en redémarrer une nouvelle.<br/><br/>7.4.3 Acquitter un document<br/>L'intervenant courant Lorsque vous consultez votre tableau de bord, vous voyez les document sur lesquels vous devez intervenir. Les documents y sont affichés dès que vous êtes déclaré comme intervenant de la revue, même si vous n'êtes pas au niveau courant de la revue. Acquitter un document signifie le valider. Pour acquitter un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Feuille de route » de la page, tapez un commentaire.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 47/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>3. Cliquez sur le lien « Acquitter » situé sur la feuille route. Ce lien n'est affiché que si vous êtes au niveau courant de la revue. Une icône verte indique que vous avez validé le document. L'intervenant suivant devient l'intervenant courant.<br/><br/>7.4.4 Rejeter un document<br/>L'intervenant courant Pour rejeter un document : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Feuille de route » de la page, tapez un commentaire. 3. Cliquez sur le lien « Rejeter » situé sur la feuille route. Ce lien n'est affiché que si vous êtes au niveau courant de la revue. Une icône rouge indique que vous avez rejeté le document. L'intervenant précédent redevient l'intervenant courant de la revue. Il doit modifier le document et l'acquitter à nouveau pour que vous puissiez l'acquitter à votre tour.<br/><br/>7.4.5 Terminer une revue d'approbation<br/>La revue d'approbation prend fin automatiquement lorsque le dernier intervenant de la revue acquitte le document. Le document change alors d'état dans le cycle de vie pour prendre celui défini au démarrage de la revue.<br/><br/>7.5 Abandonner une revue<br/>L'initiateur de la revue L'abandon d'une revue revient à l'annuler. En cas de revue d'approbation, le document ne change pas d'état dans le cycle de vie lorsque vous abandonnez la revue.<br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 48/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>L'abandon de la revue s'effectue de la même façon pour les trois types de revue : 1. Cliquez sur l'onglet « Revue » du document. 2. Dans la partie « Vos tâches » de la page, tapez un commentaire.<br/><br/>3. Cliquez sur le bouton « Abandonner la revue ». La revue est annulée. Le document ne change pas d'état dans le cycle de vie.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 49/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>8 Services intégrés à Nuxeo 5<br/>En plus de fonctionnalités de gestion documentaire, Nuxeo 5 intègre un moteur de recherche et des annuaires.<br/><br/>8.1 Recherche<br/>Nuxeo 5 possède son propre moteur de recherche, conçu pour prendre en compte tous les paramètres de l'application. Vous pouvez lancer une recherche depuis n'importe quelle page de l'application. A tout moment, vous pouvez recherche un document en tapant vos mots-clefs dans la boîte de recherche située dans le coin supérieur droit de la page et en cliquant sur le bouton « Recherche ».<br/><br/>Les résultats de la recherche s'affichent dans un tableau. Cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir.<br/><br/>8.2 Les annuaires<br/>Nuxeo 5 intègre des annuaires dans lesquels les utilisateurs sont enregistrés. Tous les utilisateurs peuvent consulter ces annuaires pour trouver des informations sur un utilisateur de l'application. Il existe deux annuaires différents :<br/>·<br/><br/>l'annuaire des membres, qui regroupe tous les utilisateurs authentifiés de l'application, l'annuaire des groupes, qui comprend les groupes existant dans l'application et leur membres.<br/><br/>·<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 50/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>8.2.1 Trouver un utilisateur<br/>Pour consulter la fiche d'un utilisateur, cliquez sur « Gestion des utilisateurs » dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des utilisateurs s'affiche. Tous les utilisateurs de l'application s'affichent.<br/><br/>Si vous ne trouvez pas l'utilisateur dans la liste, tapez son nom d'utilisateur, son prénom ou son nom de famille dans la boîte de recherche et cliquez sur sur le bouton « Search ». Les résultats sont affichés dans un tableau.<br/><br/>Pour consulter la fiche d'un utilisateur, cliquez sur son nom d'utilisateur.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 51/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>8.2.2 Trouver un groupe<br/>Pour rendre la gestion des droits d'accès plus simple, l'administrateur du site peut créer des groupes d'utilisateurs. Ainsi, vous pouvez accorder des droits d'accès à un groupe au lieu de faire la démarche pour chaque membre du groupe individuellement. Vous pouvez consulter la fiche d'un groupe pour voir quels utilisateurs en font partie. Pour consulter la fiche d'un groupe, cliquez sur « Gestion des utilisateurs » dans le coin supérieur droit de la page. L'annuaire des utilisateurs s'affiche. Vous pouvez maintenant :<br/>·<br/><br/>cliquer sur l'onglet « Groupe » pour voir la liste de groupes existant ;<br/><br/>Cliquez sur le nom du groupe pour voir sa fiche.<br/>·<br/><br/>Taper le nom du groupe dans la boîte de recherche affichée dans l'annuaire des utilisateurs et cliquer sur le bouton « Search ». Les résultats s'affichent dans un tableau. Cliquez sur le nom du groupe pour consulter sa fiche.<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 52/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>9 Contact commercial<br/>Nuxeo 5 est édité par la société Nuxeo SAS, qui possède des bureaux en France, au Royaume-Uni, en Roumanie et au Sénégal. Nuxeo Connect, notre offre de support technique et fonctionnel, comprend des patches et des mises à jour logiciels certifiés, ainsi que des outils de gestion pour vous accompagner tout au long de la mise en oeuvre de votre projet, depuis la conception et le développement de l'application, jusqu'à son exploitation et son contrôle, en passant par les tests et le déploiement. Nuxeo Connect vous permet de réduire les risques techniques et commerciaux de votre projet, de gagner en productivité et en vitesse de déploiement pour tous vos projets basés sur Nuxeo 5. Nous collaborons également avec plaisir avec des partenaires, des intégrateurs de solutions informatiques ou des indépendants pour fournir à nos clients les meilleures applications possibles. Nos coordonnées : Nuxeo SAS 18-20, rue Soleillet 75020 Paris Tél : +33 (0)1 40 33 79 87 Fax : +33 (0)1 43 58 14 15 Mél : contact@nuxeo.com Web : http://www.nuxeo.com/<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 53/54<br/><br/><br/>Nuxeo 5 I Guide utilisateur<br/><br/>10 Licence<br/>Ce document est protégé par un copyright (c) Nuxeo SAS. Vous avez la permission de copier, de distribuer et/ou de modifier ce document selon les termes de la GNU Free Documentation License, Version 1.1 avec comme section invariante (Invariant Section) la section « Support commercial », sans texte de couverture, ni texte de 4ème de couverture. Une copie de cette licence est disponible à l'URL suivante : http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html<br/><br/>Guide utilisateur I Tous Droits Réservés. I Page 54/54